医療法人に求められる経営管理とは | 千葉で会計事務所に相談したい方は当事務所にお越しください

理事会規程や決裁権限規程はありますか？

査定・返戻や請求保留の会計処理をしていますか？

病院の固定資産は台帳と一致していますか？

棚卸の際に医薬品、診療材料はどの単位まで数えていますか?

 

これらは、医療法人の経営管理に関する質問ですが、自信を持って答えられますか？

 

医療法人の現状

「慣れた経理スタッフがいないため、会計処理が正しいのかわからない」、「前任者の処理を引き継いでやっているが、これで合っているのか不安」というお話をよく伺います。

正しい決算がなければ正しい税金の計算はもちろん、正しい経営の分析ができません。

誤った財務数値に基づいた分析を行っても、正しい判断をすることはできません。

 

病院の診療現場は、間違いが起こらないように非常に厳しく管理されています。

例えば、医薬品を処方する際は、ダブルチェック・トリプルチェックが行われます。

これは、患者の命に関わるため、当然の事といえます。

一方、患者の命と直接関係のない事務部門の管理は後回しにされがちです。

 

しかし、アバウトな経営管理を続けていて、今後も問題ないでしょうか？

診療報酬のマイナス改定や、消費税の増税により医療法人を取り巻く環境は厳しくなっており、放漫経営では倒産する可能性が高くなります。

また、診療報酬の誤った請求による返還、窓口担当者が病院のお金を横領、医師の夜勤に対する残業代未払の問題が報道でも取り上げられており、そのようなことがあれば経営に悪い影響を与えます。

 

元々は別の病院や企業に勤めていた職員の方で、現状に対して「このままではいけない」と仰る方もいらっしゃいました。

前の職場と今の職場でどこが違うか聞いてみて多かった回答は「ルールがあること」です。決裁権限や職務権限について、どの仕事を誰が責任を負っているのかが明確だったのです。

 

ルールがなければ、法人にとって重要な事、例えば役所への届出や重要な資産の購入等を担当者が勝手に決めてしまったり、逆にどんな些細なことでも理事長にお伺いを立てていて非効率になってしまう、といったことが起こります。

 

・医師の給与は秘書課が計算して、それ以外は人事課が計算していて非効率が生じている。

・医薬品や診療材料の発注部署として資材課があるものの、診療部門が直接発注・納品する品目も多数存在していてブラックボックスになっている。

・本来は経理課が行う仕事でないようなことまで、経理課がやらされている。

 

こんな声が多く聞かれます。

 

誰がどの仕事の責任を負っているのか不明確で、前任者の仕事をなんとなく引き継いでやっている。非効率だと思いつつも、自分がやり方を変える権限を持っているのかわからないので変えられない。

そんな状況になっている法人が多いのではないでしょうか。

 

しかし、ルールを作ろうにもどう作れば良いかわからなくてお困りになっています。在庫や固定資産を管理するためのルールをどうすれば良いのか、他の法人がどのようにしているかわからないのです。

そうすると、非効率な業務や処理の誤りがいつまでも改善されません。

 

これまで、規模の大きい医療法人にお伺いしてきた中で、経理能力や内部管理に課題があることがわかってきました。

理事長が一代で法人を成長させて、規模は大きいのに中小企業のような管理になっていることが多く見受けられます。

 

職員が100人を超えると、経営者1人で全てを管理することは不可能であり、職員に権限を委ねて判断・管理してもらうための仕組みが必要です。

これを「内部統制」と呼んでいます。

 

内部統制の必要性

病院には必ず現金の取り扱いがあります。現金の横領は報道されているだけでも毎年何件かあります。

そのような事件が起きた場合、財務的な損失だけでなく、地域住民からの評判や、職場の雰囲気にも悪影響を与えてしまいます。

悪いのは犯人ですが、横領ができてしまう環境があることも問題だと思います。

そのようなことが起きないような仕組み、すなわち内部統制を整備することが、法人だけでなく従業員を守ることにもつながります。

 

また、正しい決算書を作るには、正確な資料が経理部門に集まってくる必要があります。

「内部統制」は正確な資料を作成するためにも役立ちます。

　担当者が作成した資料を責任者がチェックするという内部統制の仕組みがあれば、資料の正確性が担保されます。もちろん、資料のどこをどのようにチェックするかが重要です。

 

齋藤会計事務所にできること

①会計処理の指導

特に診療報酬の請求等、病院特有の会計処理について、請求漏れを防ぐ方法も含めてご説明します。

②内部統制に関するアドバイス

規程類の作成、事業計画の作成、在庫・固定資産管理等、他病院の事例を踏まえてアドバイスします。

 

お金は人間の体で例えると血液です。血液の流れがどういう状態なのかわからないのは危険です。

内部統制は人間の体に例えると白血球です。白血球がなければ病気にかかっても治せません。

 

経営の健康診断を受けてみませんか？

私達のサービスは、直接売上の増加やコストダウンにつながるものではありません。

しかし、正しい決算書で現在や将来を「見える化」したり、内部管理で誤りや不正を未然に防ぐことによって、組織の基盤を支えることができます。

 

私達が提供するのは「仕組み」です。ルールやマニュアルを作るのに必要なのは、職員の方々のご協力です。設備投資は必要ありません。

 

医療法人の経理・内部管理の悩み、不安を解消したい。

そんな想いで仕事をしています。

 

医療法人を取り巻く環境が厳しくなり、民間企業と同じレベルの経営管理手法が求められるようになりました。

高度な医療と健全な財務は病院経営の両輪です。

法人の継続的な成長していくことを考えるのであれば、短期的な利益改善よりも、長期的な視点で体質を改善すべきではないでしょうか？

 

内部統制には基本となる「型」があります。

この「型」を参考にして、法人にあった管理体制を構築すれば、効果的かつ効率的に処理の誤りや不正を防止することができます。

 

問題は先送りすればするほど大きくなります。

早めに整理して、将来への見通しを明るくしましょう！